GesDoc 1.0 - Sistema de Gerenciamento de Arquivos

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O sistema GesDoc é um software de Gestão Eletrônica de Documentos, GED, desenvolvido para auxiliar na organização e gestão de acervos físicos e digitais.

Por ter sido desenvolvido orientado para a web seu uso é simples e pode ser feito a partir de qualquer terminal, seja ele Windows, Linux ou Mac.

Suas principais características são:

armazenamento de arquivos digitais em diversos formatos, como PDF, DOC, ODT, TXT, JPEG, PNG, WMV, MPEG, AVI, FLV e MP3 entre outros

armazenamento de links de Internet

interface em português, personalizável de acordo com as necessidades do usuário

operação individual ou em rede (ambiente Web)

controle de acesso por usuário e senha

busca por palavra chave individual por campo de pesquisa ou por todos os campos

busca por documentos OCR em documentos PDF, DOC, ODT ou TXT

captura de informações EXIF de arquivos de fotos

relatórios gerenciais e de controle de qualidade

reprodução de arquivos áudio e vídeo pelo próprio sistema

histórico de versões de arquivos digitais

relacionamento entre fichas

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Um roadmap serve de referência para que os usuários e potenciais usuários do sistema conheçam as projeções sobre o futuro do GesDoc.

Versão 1.0 - Lançada em 16 de outubro de 2009

Versão 1.1 - 2°/3° bimestre de 2010

Prazo para liberação de acesso a documentos
Níveis de acesso diferenciados: administrador, operador e leitor
Permissão de acesso por ficha por usuário
Melhor tratamento para arquivos áudio e vídeo
Aluguel do uso do sistema (outsourcing)
Geração automática de imagens em média e baixa resoluções (exibição/thumbnails)
Mecanismo de importação de dados via CSV ou XML

Versão 1.2 - 1° bimestre de 2011

Alertas, como prazo para renovação de mídias
Assinatura digital de arquivos (via GnuPG)
Envio de documentos por e-mail
Mecanismo de exportação da base de dados em arquivos HTML para leitura off-line

Versão 2.0 - Sem data prevista

Mecanismo de streaming de áudio e vídeo em outros formatos

Dúvidas gerais de funcionamento

Posso utilizar o GesDoc para gerenciar um acervo particular?
Sim, o GesDoc pode ser utilizado para gerenciar um acervo particular. Seu uso via web permite que um ou mais terminais acessem o sistema simultâneamente, permitindo tanto um uso privado e individual quanto um uso coletivo, em rede.
Meus acervos que estão em outros programas podem ser aproveitados?
Depende do software de origem. Cada caso deve ser estudado individualmente e pode requerer um orçamento especial para a importação desses dados.
O programa pode sofrer customização?
Sim, o GesDoc está preparado para customizações, de acordo com as necessidades e particularidades de cada acervo. Essas customizações vão desde a edição da ficha descritiva até relatórios de controle.
Tenho o GesDoc instalado em um servidor localizado em minha matriz. Posso acessá-lo a partir de um terminal em uma filial, em outro edifício?
Por trabalhar em ambiente web, o GesDoc pode ser acessível a partir de um terminal, esteja ele em um edifício vizinho, outra cidade ou até outro país. Entretanto, as condições da estrutura da rede do servidor é que definirão como será esse acesso e qual o seu desempenho.
O GesDoc possui limites para armazenamento de documentos ou arquivos?
Teoricamente, os limites do GesDoc são grandes demais que podemos considerá-los virtualmente infinitos. No entanto, seus limites estarão associados ao equipamento ao qual está instalado. Se o servidor possuir pouca capacidade de armazenamento, o GesDoc estará limitado a gerir o acervo do qual o servidor pode suportar.

Dúvidas técnicas

Que tipo de computador é preciso para rodar o GesDoc?
O GesDoc é dividido em duas partes:
a. Servidor: as especificações do equipamento servidor depende diretamente do volume do acervo a ser organizado. Parte-se de um servidor com pelo menos 1 GByte de memória RAM, processador com frequência de 2.0 GHz e, ao menos, 20 Gbytes de espaço. O GesDoc roda nativamente em ambiente Linux, mas é possível instalá-lo também em um servidor Windows.
b. Terminal: no mínimo 512 Mbytes de memória RAM, navegador de Internet Firefox versão 3.5 ou superior e suporte
a Flash. O terminal pode funcionar com o sistema operacional Windows, Linux ou Mac.
Não tenho equipamentos que atendam aos requisitos mínimos do sistema. Terei problemas com o uso do GesDoc?
Não, o GesDoc funciona em quase qualquer equipamento. Entretanto, ao instalar o GesDoc e um equipamento que não atenda as especificações haverá redução da capacidade de armazenamento e performance do sistema.
Quais os softwares que o GesDoc utiliza para funcionar?
Do lado do servidor, o GesDoc roda em ambiente LAMP (Linux + Apache + MySQL + PHP). Caso você não possua um servidor LAMP disponível para o GesDoc, é possível embarcá-lo em uma máquina virtual e rodá-lo em ambiente Windows.
Já do lado do terminal, o GesDoc foi programado para funcionar com os principais navegadores disponíveis atualmente como Mozilla Firefox, Internet Explorer e Google Chrome. No entanto, recomendamos a utilização do navegador Mozilla Firefox para uma melhor performance.
A funcionalidade XPTO não está presente no meu sistema. Vocês podem inclui-la?
Todas as solicitações e sugestões para versões futuras do GesDoc devem ser enviadas para gesdoc@pc2consultoria.com. Entretanto, todas as sugestões enviadas estão sujeitas a aprovação da (PC)² antes de serem absorvidas pelo sistema. Caso sua demanda seja específica do seu acervo e não pode aguardar a aprovação, entre em contato conosco para solicitar orçamento de personalização do sistema.
Se um outro cliente do GesDoc solicitar uma modificação no sistema, receberei essa atualização?
Depende. Caso a modificação tenha sido entendida pela (PC)² como uma modificação que possa ser absorvida pelo sistema e pode significar melhorias para os demais clientes, sim. Caso contrário, isto é, seja uma modificação específica para um único acervo, essa modificação ficará restrita a esse cliente.

Dúvidas de licenciamento

Como é feito o licenciamento do sistema?
O licenciamento do sistema é feito por servidor por ano. Ao adquirir a primeira licença, o cliente tem o direito de instalá-lo em um servidor e, durante 1 ano, receberá gratuitamente instruções sobre atualização de novas versões do GesDoc. Passado o período inicial, o cliente é convidado a renovar a licença pagando um percentual correspondente ao valor de uma nova licença.
Posso adquirir o GesDoc e contratar antecipadamente as renovações de licenças?
Sim, no ato de pagamento do GesDoc é possível optar por pagar antecipadamente mais de um ano de licenciamento do sistema, com o limite de até 3 anos. Não há diferença de suporte entre o pagamento antecipado e a renovação anual.
Eu adquiri o GesDoc mas não renovei a sua licença após o primeiro ano. Estou irregular?
Não, o GesDoc não expira. Mesmo após o encerramento do primeiro ano da licença o GesDoc continuará funcionando normalmente. Entretanto, você não receberá as instruções sobre atualização do sistema.
Eu adquiri o GesDoc mas não renovei a sua licença após o primeiro ano. Posso renová-la agora?
Sim. Entretanto, não haverá a condição de desconto para renovação da licença.

Para entrar em contato conosco para solicitações de informações ou orçamentos, preencha o formulário abaixo.

Caso prefira, envie um e-mail diretamente para contato@pc2consultoria.com. Não deixe de indicar dados para contato.

Tela de Login do Sistema

Ficha de cadastro do documento

Mecanismo de busca do Sistema

Para que nossos clientes possam testar com maior liberdade o GesDoc antes de adquiri-lo, disponibilizamos uma exclusiva área de testes on line.

A versão de demonstração é idêntica à versão comercializada e com o conteúdo exclusivo de nossas apresentações, cujo tema é São Paulo do século 20. São um conjunto de fotografias, áudios, vídeos e textos originários entre 1910 e 1980. Dessa maneira, é possível abranger os diferentes formatos de arquivo que o GesDoc é capaz de trabalhar, além de explorar as potencialidades de resgate de informação que o sistema de busca oferece.

O acesso é restrito e depende de usuário e senha. Para solicitar seu acesso, preencha o formulário abaixo. Em até dois dias úteis entraremos em contato para disponibilizar o acesso.

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