O gesdoc foi desenvolvido para a web e pode ser acessado a partir de qualquer computador com navegador de Internet: Linux, MacOS ou Windows, smartphones e tablets.

Sua estrutura centralizada em servidor, seja o nosso (gesdoc cloud), ou seja o seu (gesdoc in loco), permite que vários computadores acessem simultaneamente a mesma base de dados, realizando todo o tipo de operação, seja ela de pesquisa, ou de envio de arquivos, por exemplo.

Graças a sua estrutura web, o gesdoc é acessado a partir de qualquer computador, dentro ou fora da mesma rede do servidor. Isso significa que é possível acessá-lo, a partir de computadores de outras filiais, de outros escritórios ou até mesmo a partir de um notebook, em um hotel, numa viagem pelo mundo.

Os dados inseridos são divididos em duas partes: metadados (todo conjunto de dados que descreve um documento, por exemplo: título, data, local, observações e etc) e os próprios arquivos digitalizados.

Alguns deles podem receber tratamento especial pelo gesdoc. É o caso de documentos textuais com OCR, por exemplo, cujo conteúdo é indexado automaticamente para incremento de pesquisas. Ou de imagens e vídeos, que podem ter suas miniaturas geradas automaticamente, dentro de uma galeria específica.