Desde o lançamento da versão 3.0 do gesdoc, em novembro de 2011, temos procurado adotar a metodologia de rolling release, mais coerente e aderente ao mundo dinâmico da Internet. Em cerca de 4 meses, o gesdoc evoluiu para a revisão 3.0.7, num total de 8 versões, uma média de 1 versão a cada 15 dias. Uma média importante e impressionante, que traduz a seriedade e a competência com a qual tratamos nossos clientes.

Nesta última versão do sistema, as atualizações se concentraram em correções de erros e imperfeições, sendo elas:

• Ordenação por id das fichas dos relatórios;
• Correção de bug de paginação dos resultados das tabelas auxiliares;
• Animação “Loading” para exibição de tabelas auxiliares;
• Exibição de ícone com link nos verbetes;
• Correção para o correto registro de logs de arquivos;
• Listagem de log para fichas

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Mais de 4.000 páginas foram digitalizadas, incluindo seu mais famoso livro, Principia Mathematica, cujo conteúdo são as leis de Newton para movimento e gravitação.

O trabalho, disponível para consulta a partir do site da Biblioteca Digital da Universidade de Cambridge, impressiona pela qualidade da sua digitalização, especialmente se levarmos em consideração que suas publicações datam de, pelo menos, 350 anos atrás (Principia Mathematica foi publicado em 1687).

Os organizadores da biblioteca experam que novas 8.000 páginas estejam disponíveis nos próximos meses.

Fonte: Cambridge University puts Isaac Newton papers online

Os dados abaixo dão uma noção do impacto ambiental:

• Para se produzir 1 tonelada de papel são necessárias de 2 a 3 toneladas de madeira.
• A utilização de água na produção de papel é muito grande, mais do que em qualquer outra atividade industrial.
• A produção de papel está em quinto lugar dentre as atividades que mais consomem energia.
• O processo de separação e branqueamento da celulose representa sérios riscos para a saúde humana e para o meio ambiente, pois utiliza produtos químicos que comprometem a qualidade da água, do solo e dos alimentos.
• O impacto ambiental da produção de papel é tão grande que há anos a Europa decidiu terceirizar o setor.
• O processo de branqueamento da celulose causa a formação de dioxinas (compostos organoclorados oriundos da associação de matéria orgânica e cloro). Esses compostos foram classificados pela agência ambiental norte-americana EPA como o mais potente cancerígeno já testado em laboratório. Estes compostos são também associados a várias doenças do sistema nervoso, endócrino, reprodutivo e imunológico.
• As indústrias de papel são vulneráveis a acidentes de grave impacto ambiental, como o ocorrido recentemente em Cataguazes – Minas Gerais. O rompimento de uma lagoa de tratamento de efluentes causou o derramamento de cerca de 1 bilhão de litros de resíduos tóxicos no córrego Cágados, que logo chegou aos rios Pomba e Paraíba do Sul. A contaminação atingiu oito municípios e deixou cerca de 600 mil habitantes sem água.
• O Brasil recicla apenas 37% do papel que produz, sendo que apenas 2% do total é destinado à produção de papel para impressão (80% é destinado à confecção de embalagens e 18% para papéis sanitários). Cabe ressaltar que a reciclagem de papel é apenas um paliativo, visto que o processo de reciclagem também é realizado por indústrias que consomem energia e poluem.

Outras ações

Um projeto de gestão eletrônica de documentos é apenas uma das formas de se reduzir o consumo de papel. Existem diversas outras. Citamos a seguir as mais impactantes:

• Evite imprimir emails e anexos.
• Ao imprimir ou escrever, se possível utilize os dois lados do papel.
• Revise textos na tela do computador e só imprima se for necessário.
• Use filtros, guardanapos e toalhas de pano em vez dos de papel.
• Recuse folhetos de propaganda que não sejam de seu real interesse.
• Evite comprar produtos com excesso de embalagem (grande parte do papel que consumimos é na forma de embalagens).
• Ajude a conscientizar outras pessoas quanto à necessidade de se reduzir o consumo de papel.

Fonte: http://ged.net.br/ged-e-o-meio-ambiente.html

QUANDO SE FALA em memória de empresas no Brasil, a memória não precisa ir muito longe. Há até bem pouco tempo, a maior parte dos investimentos na área eram projetos isolados, geralmente de empresas familiares, que documentavam sua trajetória como forma de celebrar uma data significativa ou de homenagear os fundadores.

Atualmente, porém, livros comemorativos já não são o único objetivo que os gestores têm em mente ao investir em memória empresarial. O mercado começa a perceber que centros de memória e projetos de gestão do conhecimento acumulado podem ser mais ambiciosos – e mais estratégicos para a empresa.

“O centro de memória tem uma visão privilegiada sobre a empresa e torna-se um vetor de informações”, diz Marilúcia Bottallo, coordenadora do Centro de Memória Bunge. Ela explica que o acervo do Centro serve de referência para diversos departamentos, desde o jurídico, que recentemente resolveu uma disputa de patentes através de consulta aos registros arquivados no Centro, até o de desenvolvimento de novos produtos: “As pessoas querem ver os raciocínios e processos de marketing que já foram utilizados em campanhas de lançamento antigas”. Como colocou a historiadora Silvana Goulart, na palestra “As instituições e seus centros de memória”, apresentada no final de abril, “o conhecimento e a capacidade de difundi-lo na organização como um todo e incorporálo a produtos, serviços e sistemas são a chave da inovação”.

Claudia Fonseca, jornalista e historiadora que coordenou por quatro anos o Programa de Memória Institucional do Museu da Pessoa, atendendo clientes como Votorantim e Petrobras, aponta outras vantagens de investir em centros de memória. “Para o departamento de recursos humanos, o centro é fundamental na hora de treinar e aculturar novos funcionários; eles precisam entender o percurso da empresa para se ambientar a ela”, diz. Já o marketing, por sua vez, costuma ter no legado da empresa um dos principais atributos da marca.

Mas a memória de uma instituição não tem valor apenas para o seu público interno. Em muitos casos, a contribuição da empresa para o desenvolvimento do seu setor foi tão grande que sua história adquire valor para a sociedade como um todo. É quando entra em cena o que alguns profissionais da área começam a chamar de “responsabilidade histórica”, assim como há responsabilidades sociais e ambientais que toda empresa deve observar. “Uma pesquisa sobre a evolução dos hábitos de alimentação do brasileiro, por exemplo, tem muito a ganhar com o acervo da Bunge”, diz Marilúcia Bottallo.

Por se tratar de tendência recente, Claudia Fonseca diz que ainda são poucos os centros de memória que têm boa interação com o público externo (acadêmicos, jornalistas, escritores): “Ainda há muitas empresas que têm receio de abrir informações para o público”. Mas tanto ela quanto Marilúcia afirmam que, embora segredos industriais devam ser preservados, o contato de pesquisadores com as demais informações de uma empresa é positivo, na medida em que enriquece o olhar do gestor sobre o próprio acervo.

Para cumprir todos esses objetivos, no entanto, é preciso qualificação. Hoje, investir em memória de empresas não é mais ter “uma salinha para guardar papéis e arquivos”, como explica Claudia. Ela aponta alguns requisitos básicos para se iniciar um projeto sério de memória e gestão do conhecimento: conscientização de todos os funcionários, para que eles entendam a importância estratégica de colaborar com a administração de seus documentos; a criação de uma política de memória, que vai definir métodos e rotinas de trabalho; e uma equipe multidisciplinar, que envolva não apenas arquivistas, mas também historiadores, técnicos em preservação e restauro de acervo, pessoal de atendimento ao público, entre outros profissionais.

Não é um investimento pequeno. Mas os benefícios, garantem as historiadoras, também não são.

Confira entrevista com Marilúcia Bottallo e Claudia Fonseca: http://www.fundacaobunge.org.br/jornal-cidadania/materia.php?id=4875&/como_investir_em_memoria_exclusivo

Assista à palestra “As instituições e seus centros de memória”, de Silvana Goulart: http://migre.me/MoMZ

Esse assunto já foi tema de um artigo publicado nesse blog. Por isso, a recomendação da leitura.

http://blogs.estadao.com.br/link/site-arqueologico/

Em um lugar em que existem diversos cenários e parâmetros, existe uma palavra mágica que a maioria das pessoas desconhece: adequação. E, escolher adequadamente os formatos de arquivo, as verdades absolutas caem por terra.

Determinados formatos de arquivo podem, de fato, serem superiores a outros. Armazenar arquivos de áudio em formato WAV é, sem dúvida, garantia de maior qualidade em comparação com compactações MP3. Assim como armazenar fotografias em arquivos TIFF de 600 dpi é, sem dúvida, garantia de maior qualidade em comparação com arquivos JPEG de 100 dpi. Mas, e se tudo isso não for um grande preciosismo, para não dizer desperdício?

A discussão sobre a adequação ao formato de arquivo parte do princípio de que outras perguntas já foram respondidas: qual o orçamento do projeto? Qual o seu propósito? Qual a matriz dos documentos?

Tomando a primeira pergunta, esbarra-se em uma questão orçamentária, na maioria das vezes, mandatória no projeto. A escolha por WAV no lugar de MP3 pode não ter impacto nenhum no custo da digitalização, mas sem dúvida terá reflexo no custo do storage (arquivos MP3 de boa qualidade tendem a ocupar cerca de 10 vezes menos espaço do que seus respectivos WAV). Em outros casos, além do espaço de armazenamento, a escolha do formato pode refletir em um encarecimento dos serviços de digitalização. Digitalizar fotografias em 600 dpi será, sem dúvida, mais caro do que digitalizar as mesmas fotografias em 100 dpi.

Tomando a segunda pergunta, a questão é de propósito. O projeto de digitalização propõe-se apenas a preservar dados ou outras informações são relevantes? Trocando em miúdos, quando digitalizamos um relatório estamos interessados em seu conteúdo ou se a fonte é ou não serifada. Se a primeira alternativa for a válida, então basta digitalizar em resolução próxima de 100dpi. Caso contrário, a resolução terá que ser maior.

A última pergunta é aquela que as pessoas normalmente prestam menos atenção. De que adianta digitalizar em resolução full HD (1080p) um filme cuja matriz é uma fita VHS? De que adianta digitalizar em WAV com qualidade de CD se a matriz é uma fita cassete? Poucas pessoas se dão conta de que em um processo de digitalização não é possível ganhar resolução a partir da matriz.

Escolher adequadamente o formato de arquivo e qualidade da digitalização é um dos fatores que garantirá o sucesso do projeto e um melhor aproveitamento dos recursos humanos e financeiros, tornando o processo como um todo mais eficiente.

Ora, para que se digitaliza documentos? Resgatá-los e reproduzi-los é um bom motivo para um projeto de digitalização. De que adianta digitalizar milhares e milhares de documentos se não será possível dispor deles rapidamente? Dispor esses arquivos rapidamente significa armazená-los em equipamentos cujo tempo de acesso é baixo, como matrizes de discos rígidos. Não é possível disponibilizar documentos on line em outro tipo de mídia, como CDs ou fitas, sob pena de tornar o processo de busca lento ou até mesmo impossível.

A computação pessoal teve início no princípio na década de 1980, com os primeiros IBM PC. As primeiras gerações destes computadores raramente tinham algum disco rígido. Aqueles que tinham, ofereciam 5 megabytes. Mesmo para os padrões da época, que utilizavam disquetes de 5 ¼” com capacidade para 180 kbytes ou 360 kbytes, 5 megabytes não era lá grandes coisas. Só o sistema operacional padrão da época, MS-DOS, podia ocupar cerca de 512 kbytes, ou 10% da capacidade do disco rígido.

Num cenário de cerca de 30 anos, além do avanço na capacidade de processamento dos computadores um outro importante fator é notado: a queda no custo de armazenamento de dados. O gráfico abaixo ilustra o custo por gigabyte desde a década de 1980 até os dias de hoje.

O gráfico só é visível usando escala logaritmica pois a evolução da tecnolgia de armazenamento versus o seu custo evoluiu exponencialmente. Para se ter uma idéia desta evolução, um disco rígido de 5 megabytes, em 1981 custava aproximadamente US$ 1.700,00, ou US$ 340,00/megabyte. Quatro anos depois, um disco rígido de 10 megabytes custava “apenas” US$ 710,00, ou US$ 71,00/megabyte, uma queda de quase cinco vezes. Nos dias de hoje, é possível adquirir um disco rígido de 2 Tbytes, ou 400 mil vezes maior do que o disco rígido típico de 1981, por meros US$ 180,00, ou 9 centavos de dólar por gigabyte.

Isso significa que, graças a queda no custo de armazenamento de dados, hoje é possível dispor documentos on line a um custo muito menor do que há 5 ou 10 anos atrás. Como a questão fundamental da disponibilidade de documentos gira em torno dos equipamentos de armazenamento (os chamados storages), uma vez que os seus preços caem, os orçamentos de projetos de digitalização caem em proporção semelhante e tornam-se mais palatáveis aos seus investidores.

Fonte: http://www.littletechshoppe.com/ns1625/winchest.html site com referência para os preços dos discos rígidos ao longo do tempo.

Mais informações no site da Revista ñ: http://www.revistaenie.clarin.com/notas/2010/03/29/_-02169759.htm

Como descrito na página do iFHC (http://ifhc.org.br/index.php?module=conteudo&class=fixo&event=ver&id_conteudo=564), o portal reúne documentos relativos ao processo que culminou na privatização do Sistema Telebrás, em 1998. Esses documentos são:

• 51 fitas K7, contendo registros de seminários realizados em 1997, com membros da Comissão Especial de Licitação, formada por diretores da Embratel e consultores da área de telecomunicações, nos quais era discutido qual o modelo ideal para a venda da Telebrás.
• 85 fitas em formato VHS e Beta, contendo registros de seminários realizados em 1997, vídeos institucionais e clippings.
• 100 fotografias, de eventos, como inaugurações (por exemplo, da Anatel), viagens internacionais, posses de diretorias.
• 1.132 volumes de clippings diários com a cobertura jornalística sobre o tema.
• 130.000 documentos textuais (revistas, livros, decretos, pronunciamentos).

É importante destacar que a digitalização destes arquivos somou mais de 62 Gbytes de dados, distribuídos e organizados em mais de 1.600 fichas catalográficas, tudo gerido pelo sistema GesDoc.

Este foi um projeto interessante não apenas pelo seu rico conteúdo mas também pelas tecnologias empregadas. O sistema GesDoc funcionou perfeitamente durante a etapa de classificação e inserção de dados, entretanto havia o desafio de publicar o material na Internet. O portal seria desenvolvido por outra empresa, contratada para desenvolver todas as interfaces em Flash.

Para que fosse possível integrar as duas tecnologias (Flash e GesDoc), foi necessário desenvolver um webserver sob medida para a solução. O papel do webserver era receber as solicitações de pesquisa vindas dos visitantes do portal, pesquisar na base de dados do GesDoc e devolver o resultado de busca ao portal, para que este formatasse e exibisse o resultado de volta ao usuário pesquisados. E claro, tudo de maneira transparente para o usuário final.

O resultado está publicado no Portal Memória das Telecomunicações, de livre pesquisa a qualquer visitante: http://www.ifhc.org.br/telecomunicacoes.

Soa estranho? Pois saiba que esse é um grande problema na computação e que só agora as pessoas tem dado a devida atenção a isso. Digo só agora pois, passados cerca de duas décadas desde o início da computação pessoal, é agora que as pessoas se dão conta de que arquivos armazenados no passado podem não são mais lidos no presente.

Esse tipo de situação pode acontecer pois os arquivos em questão podem ter sido gravados em um formato fechado, também conhecido como formato proprietário. Formatos de arquivo proprietários são aqueles cujas especificações são guardadas como segredo industrial e apenas a empresa que criou o esse formato de arquivo é capaz de desenvolver um software que possa lê-lo. Isto significa que, ao adotar formatos de arquivos fechados, você invariavelmente criará um vínculo com a empresa que desenvolveu esse formato.

Soa como “teoria da conspiração” mas não é. Um exemplo deste problema aconteceu com um software chamado ChiWriter. Vendido entre 1986 e 1996, o ChiWriter era popular dentro da comunidade científica, pois tratava-se de um excelente software para edição de textos acadêmicos, graças à sua habilidade de lidar com fórmulas. Entretanto, todos os documentos produzidos no ChiWriter eram salvos em um formato proprietário, exclusivo do software. Ainda hoje, nenhum outro software é capaz de ler esses arquivos, exceto o próprio ChiWriter.

O resultado não poderia ser pior. Cientistas e pesquisadores que armazenaram textos nesse formato não conseguem mais ler seus arquivos. Pior: como o próprio autor deixa claro no FAQ do software (http://www.horstmann.com/ChiWriter/), não há venda ou suporte oficial ao ChiWriter desde 1996. A única maneira de ler os documentos é instalando uma cópia oficial em um computador, isso se você ainda tiver os discos de instalação originais. Caso contrário, não resta mais nada a ser feito senão lamentar.

Mesmo que o bravo cientista consiga instalar e executar o ChiWriter, só existem dois formatos de arquivo para os quais é possível migrar os documentos antigos: (i) ASCII, tipo de arquivo que não preserva formatação de texto, paginação ou fórmulas; ou (ii) PostScript, arquivo típico para impressão, mas impossível de editá-lo. Ou seja, um beco sem saída. Os documentos estão inutilizados.

Em contraponto ao formato proprietário existem os formatos abertos, cuja especificação é conhecida por todos. Só isso já é garantia suficiente de que arquivos armazenados nesse tipo de formato poderão ser lidos no futuro. Mesmo que não haja um software capaz de lê-los, será possível desenvolver um, pois suas especificações são conhecidas.

Portanto, existem pelo menos três bons motivos para você preferir formatos abertos a formatos proprietários:

1. Garantia da acessibilidade e da perenidade de seus dados: você e seus usuários sempre conseguirão ler e acessá-los;
2. Garantia de completa transparência ao conteúdo de seus arquivos.
3. Garantia da diversidade e interoperabilidade nas comunicações eletrônicas.

Exemplos de formatos de arquivos abertos não faltam e vários deles são extremamente populares. Apenas para citar alguns: JPEG e PNG (para imagens), FLAC (para áudio), ODT, PDF, PostScript e RTF (para textos), entre tantos outros.

Por isso, a escolha de um formato de arquivo, cuja importância é normalmente ignorada, pode ser determinante no sucesso da implantação de um acervo eletrônico.